ВЫПИСКА №8

из протокола №5 от 06.06.2016г.
заседания экспертно-проверочной комиссии Министерства юстиции
Республики Дагестан

О заключении на акты приема-передачи документов на хранение ГКУ РД «ЦГА РД».

ВЫСТУПИЛИ:
Рамазанова М.М. - сопроводительное письмо к представленным на рассмотрение ЭПК актам приема-передачи на хранение не содержит реквизитов: письму не присвоен регистрационный номер, не указана дата подписания документа, не указан исполнитель письма, в соответствии с чем, непонятно отложится ли в делопроизводстве ГКУ РД «ЦГА РД» это письмо. 
Акты составлены в соответствии с приложением №9 к Правилам организации  хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М.2007г.).  При составлении актов допущены следующие ошибки: 
- в 15 актах из 37 (ГБУ РД РОБ им.Х.Булача, Махачкалинский МСХРУ, ФГБУ «Запкаспрыбвод», Министерство юстиции РД - 2 акта, Даггосфилармония, ФГБУ «Минмелиоводхоз», ОАО «Дагестангеология», Минспорта РД, ГКУ РД «Дагдорконтроль» - 2 акта, ГУ «Дагестанский колледж культуры», ГБУ ДО «Республиканский центр детско-юношеского туризма и краеведения», ГБПОУ «Детское художественное училище им.Джемала», Республиканский центр научно-технического творчества учащихся), в графе «Передачу произвели»  указаны должность и стоит подпись специалистов ОКВАД, в то время как в этой графе должны быть указаны данные организации - сдатчика. То есть акт фактически не подписан работником организации - сдатчика, сдавшим  документы. Из акта следует, что отдел КВАД ГКУ РД «ЦГА РД» передает документы отделу ОСГУД ГКУ РД «ЦГА РД», тогда как акт составляется организацией - сдатчиком и государственным архивом. Один акт вообще не заполнен реквизитами учреждения и не утвержден руководителем,  непонятно какая организация сдает документы, а специалист отдела ОСГУД  ГКУ РД «ЦГА РД» подписывает этот акт.
- в 3 актах из 37 (ГКУ РД «РГАЛС», Министерство экономики и территориального развития РД, ПАО «НК» «Роснефть-Дагнефть») в этой же графе стоит подпись привлеченного организацией - сдатчиком работника, официально не уполномоченного на передачу документов и подписания акта о передаче документов. 

РЕШИЛИ:
	11.1.Указать ГКУ РД «ЦГА РД» на нарушения, допущенные при оформлении приема документов от организаций и необходимость строгого следования Правилам работы организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М.2007г.) (пп. 3.7.1., 3.7.2., 3.7.11, 4.4.1., 4.6., 4.7. - приложение № 9)  при организации работы по приему документов из организаций и физических лиц. 
11.2.Рекомендовать  ГКУ РД «ЦГА РД» включить в план работы на 2017г. разработку рабочей  инструкции (памятки) по организации работы приема-передачи архивных документов на государственное хранение от организаций – источников комплектования  ГКУ РД «ЦГА РД».
11.2.Кочетковой Т.Ф. с письмом о планировании работы архивных учреждений РД на 2017г. и их отчетности за 2016г. затребовать от МА акты приема-передачи документов в МА за 2016г. 
	11.3.Контроль за исполнением настоящего решения возложить на Рамазанову Э.М. 

Секретарь ЭПК                                                                                       Э.М. Рамазанова