Разъяснения 
к контрольно-надзорным проверкам в области архивного дела
(в помощь субъектам проверки и муниципальным архивам)
Согласно законодательству,  контрольно-надзорным проверкам субъект проверки подвергается не чаще одного раза в три года, за исключением внеплановых проверок. Минюстом РД  в течение 2016-2019гг. планируется подвергнуть плановым проверкам 52 муниципальных архива и администрации МО. 
Документы (заверенные копии), указанные в п.п.1 Перечня-1 и п.п. 1.,2. Перечня-2, направляются в Минюст РД по соответствующему уведомлению Минюста РД на предмет предстоящей контрольно-надзорной проверки в соответствии с Планом проверок на год (планы размещены на сайтах Прокуратуры РД и Минюста РД).
Документы, указанные в п.п. 2.,3. Пречня-1 и 3.-6. Перечня-2, представляются проверяющим в ходе проверки по их требованию. 
При проведении проверки органа МСУ проверкой охватываются муниципальный архив,  архив и делопроизводство администрации МО, им направляются требования по предоставлению документов в соответствии с Перечнем-1 и Перечнем-2.
При поведении проверки архива и делопроизводства организации предъявляются требования по предоставлению документов в соответствии с Перечнем-1.
Рекомендуем муниципальным архивам РД: 
1.	Ознакомиться с планами проверок, размещенных на сайтах Прокуратуры РД и Минюста РД.
2.	Поставить в известность о предстоящих проверках и необходимых для представления к проверке документах администрацию МО, организации (субъекты проверок).
3.	Провести анализ номенклатуры дел муниципального архива, принять меры по дополнению ее недостающими документами из указанных перечней, организации соответствующей работы и формированию документов и дел.
4.	Представить - с учетом предъявляемых проверкой требований, заблаговременно, независимо от того, включен муниципальный архив в план проверки или нет на текущий год, в администрацию МО предложения по проблемам с обеспечением сохранности, учетом, комплектованием и использованием  документов Архивного фонда РД. 
Перечень-1, Перечень-2 приводятся.

Перечень-1 
документов, необходимых для проведения проверки архива организаций

1. Организационно-распорядительные и планово-отчетные документы:
- приказы (распоряжения) о назначении ответственных, возложении обязанностей, создании экспертной комиссии;
- положение об архиве;
- положение об экспертной комиссии (ЭК);
- протоколы заседаний и решения ЭК;
- должностные инструкции;
- инструкция по делопроизводству;
- номенклатура дел;
- инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества на случай пожара;
- акты и справки по итогам предыдущей проверки;
- годовые (с поквартальной разбивкой) графики согласования номенклатур дел, упорядочения и приема документов организаций – источников комплектования соответствующего архивного учреждения.

2. Документы по обеспечению сохранности и учету архивных документов:
- паспорт архива организации и пояснительная записка к нему;
- книга учета поступления и выбытия документов;
- описи дел (описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу);
- лист фонда;
- книга учета выдачи дел во временное пользование;
- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
- журнал учета температурно-влажностного режима.

3. Документы по использованию архивных документов:
- книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;
- заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справ

Перечень -2
документов, необходимых для проведения проверки муниципального архива

1. Учредительные, правоустанавливающие документы:
- устав муниципального образования, положение об администрации; 
- положение (или устав муниципального архива) об архивном отделе (секторе) администрации (далее – архив);
- должностные регламенты (или инструкции) начальника и специалистов архивного отдела (или директора и работников муниципального архива).

2. Организационно-распорядительные документы:
- постановления (распоряжения, решения) органов местного самоуправления муниципального образования, относящиеся к основной деятельности архива, в том числе о назначении ответственных, возложении обязанностей;
- штатное расписание архива;
- номенклатура дел архива;
- инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве;
- договоры с охранными предприятиями, акты, предписания органов надзора за охранным и пожарным режимами;
- схема эвакуации людей и документов.

3. Планово-отчетные документы:
- годовые и квартальные планы развития архивного дела в муниципальном образовании и отчеты об их выполнении, в том числе о работе с документами государственной собственности Республики Дагестан; 
- акты, справки и предписания по итогам предыдущих проверок;
- сведения о расходах на содержание архива, документы о реализации средств на исполнение государственных полномочий в области архивного дела;
4. Документы по обеспечению сохранности и учету архивных документов:
- акт экспертизы помещений архива пожарной, охранной, санитарно-эпидемиологической и другими специальными службами;
- план (схема) размещения архивных фондов в архивохранилище;
- карточки пофондового и постеллажного топографических указателей;
- книга учета выдачи архивных документов из архивохранилища;
- книга учета выдачи архивных документов во временное пользование;
- книга учета изъятия архивных документов, описей дел и документов правоохранительными органами и формирования в соответствующее дело заверенной копии изъятого документа; 
- журнал регистрации показаний температурно-влажностного режима;
- книга учета и описания архивных документов;
- книга учета (картотека) физического (технического) состояния архивных документов;
- карточки учета необнаруженных архивных документов;
- карты -заместители;
- карточки учета необнаруженных архивных документов;
- карточки учета технического состояния аудиовизуальных документов;
- паспорта архивохранилищ;
- паспорт архива и пояснительная записка к нему;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
- книга учета поступлений документов;
- список фондов;
- листы и карточки фондов;
- листы учета аудиовизуальных документов;
- дела фондов;
- описи дел;
- реестр описей дел.

5. Документы о работе с источниками комплектования:
- список организаций – источников комплектования архива;
- список физических лиц (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования архива;
- наблюдательные дела организаций – источников комплектования архива;
- планы-графики приема документов на постоянное хранение в архив, утверждения и согласования описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, согласования номенклатур дел, положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству;
- учетно-справочная картотека работы с источниками комплектования;
- договоры об отношениях и сотрудничестве с организациями негосударственной собственности, физическими лицами – источниками комплектования архива;
- журнал учета договоров;
- документы по проведению и учету лекций, семинаров, учеб лиц, ответственных за делопроизводство и архив организаций – источников комплектования.
6. Документы по использованию архивных документов:
- каталоги, указатели, обзоры документов;
- книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;
- заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документам архива, вторые экземпляры архивных справок;
- журнал учета посетителей и тематики исследований;
- тематико-экспозиционные планы выставок;
- тексты лекций, экскурсий, школьных уроков, опубликованных теле-, радиопередач, статей в СМИ, Интернете;
- журналы учета проведения лекций, экскурсий, школьных уроков;
- журналы учета опубликованных теле-, радиопередач, статей в СМИ, Интернете.